押えておきたい名刺の正しい保管方法

Training.Ⅴ 名刺

あなたはもらった名刺をどんな風に保管しているでしょうか。最初のうちは先輩のやり方を見よう見まねでボックスに入れたり、ファイリングしたりしているという人が多いでしょう。しかし本当に自分のやり方に適した保管方法、整理方法を実践すれば、今よりももっと名刺を上手に管理し、活用することができるかもしれません。今回はそんな名刺の保管方法について解説します。

収納箱を使った整理術

収納箱は名刺ボックス、名刺ケースなどとも呼ばれる名刺整理用の箱のことです。名刺を1列に並べて立てて入れる方式でインデックス付き、1箱に700枚～1000枚収納できるものが多いでしょう。収納するときの分類の仕方には3つの方法が考えられます。1つ目は「あいうえお」の五十音順に並べる方法。これは社名の頭文字で並べ、さらに同じ会社の人は人名でも五十音順に並べるというのが一般的です。2つ目は会社の業種別に並べる方法。これは名刺の数が多ければ、収納箱自体を業種別にした上で、五十音順に並べるというやり方もできます。3つ目はとにかくもらった順番に時系列で並べていく方法です。これは名刺を毎日のようにたくさんもらう人、いちいち整理するのが面倒という人に向いています。

あとから名刺を探すときに一番検索性が高いのは、業種別に分けてさらに五十音順に並べる方法です。しかし時系列で分ける方法も意外に悪くありません。名刺は時系列というルールだけを守って箱に入れておき、その代わりに手帳などに誰といつ会ったのかをしっかりと残しておけば名刺を探し出すのもそれほど難しくないはずです。

ファイリングを使った整理術

ノート型の名刺ファイル、名刺フォルダーなどの名前で売られているのがここでいうファイリングです。ファイリングするときも整理法は収納箱と同じく3つのやり方が考えられますが、ファイリングのよさは一覧性に優れていることです。デスクの上の資料と同じように広げて見ながら作業することもできるので、それを生かした活用法も考えられます。例えば常に一定人数の人と仕事でやりとりをするという人なら、“メイン名刺ファイル”を1冊なり2冊なり作っておいて、それを広げながら仕事をするというのもいいでしょう。あるいはプロジェクトごとに分類した名刺ファイルを作ると仕事がやりやすいという人もいるはずです。そのほかの名刺は別のサブ名刺ファイルに入れてしまっておくか、収納箱を併用して整理して保管する方法も考えられます。ファイリングは保管しておくというよりも、常に開いて使うことを前提にすると活用しやすいでしょう。

デジタル管理も検討すべき？

ここまではアナログな名刺保管術を紹介しましたが、ほかにデジタル管理のシステムを導入する方法もあります。名刺をデジタル管理するメリットは、膨大な数の名刺があっても検索がたやすく素早く行えることと、名刺データを簡単に社内などで共有できることが挙げられます。

例えばテレビCMで見かける「Sansan」をご存知でしょうか。この名刺管理システムは、クラウド名刺管理が行えるサービスです。この種のサービスを利用すれば、名刺をスキャンするだけで瞬時にデジタルな自分専用名刺帳ができあがり、その名刺帳を社内で共有したり、スマホやタブレットで利用できるようにもなります。さらに名刺をもらった人の会社組織図の自動生成、同じ人物の役職や職歴の変遷をたどるといったことも可能で、名刺データの活用範囲を広げられます。名刺というビジネスデータを膨大に集めてデジタル化し、管理すれば、1つのデータベースとして活用できるというわけです。

このことからもわかるように、だんだんと増えていく名刺はその1枚1枚が貴重なデータです。そのデータは正しく保管し整理しなくては上手に生かすことができないでしょう。ぜひ自分の仕事のやり方に合った保管方法、整理方法を見つけてみてはいかがでしょうか。

Day.29 飲食店の開業で失敗してしまう主な理由とは？に進む→

トレーニングコラム Day.28 | 名刺の保管方法